E-Mail Adresse für bessere Geschäfte (TEIL 3)

Rechtlich sicher E-Mails schreiben

E-Mail Adresse für bessere Geschäfte Teil 3

Lexikon

Rück- und Ausblick

Nachdem wir uns in den letzten beiden Teilen mit der Einrichtung der richtigen Adresse und dem Umgang mit der Signatur in geschäftlichen E-Mails befasst haben, kümmern wir uns nun um den eigentlichen Einsatz Ihrer Werbe-Mails.

Lesen Sie in diesem letzten Teil unserer Mini-Serie was Sie alles beachten müssen wenn Sie Werbung per E-Mail machen möchten.

Das schreiben von E-Mails hat in der letzten Zeit sehr viel Papier gespart und war schneller als die Post. Leider sind auch die Nachteile klar geworden. Ist eine E-Mail Adresse erst einmal öffentlich auf einer Webseite oder einem Profil sichtbar gewesen, kommt schon der erste Spam.

Abmahnungen kosten Geld

In Deutschland kann man sich, vor allem auch Unternehmen wegen Spam zur Wehr setzen. Ein spezieller Paragraph im UWG (Gesetz unlauterer Wettbewerb) gibt an, das E-Mails mit Werbung nur dann versendet werden, wenn der Empfänger auch nachweislich zugestimmt hat. Senden Sie einem Nutzer, der nicht zugestimmt hat eine Werbe-Mail, kann dieser Sie kostenpflichtig abmahnen. Es gilt sich daher, wie so oft, an entsprechende Regeln zu halten.

Wichtige Vorbereitungen

Wie kommt man nun auf korrektem Wege an Interessenten um ihnen einen Newsletter oder eine Werbenachricht zu senden?
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Laufkundschaft im Geschäft füllen eine Teilnahmekarte ab, oder auf dem Meldeschein im Hotel
  • Interessenten melden sich über die Webseite für Ihre Nachrichten an

Bei der ersten Möglichkeit, benötigen Sie mindestens den Namen, natürlich die E-Mail Adresse und als Zustimmung die Unterschrift.
Die 2. Möglichkeit ist etwas aufwendiger, wird aber mittlerweile von jedem seriösen Newsletter-Dienst und jedem Programm ganz automatisch durchgeführt. Das Verfahren in dem man an die Bestätigung des Interessenten bekommt, nennt man "Double opt in". Gemeint ist die bekannte Bestätigungsmail in der man einen Link anklicken muss, das man diesen Newsletter auch tatsächlich bestellen möchte. Klickt der Interessent auf den Link, dürfen Sie auch ihm E-Mails zusenden.

Regeln die es zu beachten gilt

  1. Binden Sie in die Bestätigungsmail niemals Werbung ein. Wenn der Empfänger sich nicht angemeldet hat (z.B. jemand anderes hat sich einen Spaß erlaubt) kann er Sie wegen unerlaubter Werbung abmahnen lassen.
  2. Verwenden Sie nur Anbieter die das Double opt-in Verfahren nutzen.
  3. Senden Sie niemals einfach E-Mails an Personen die nicht ihr Einverständnis gegeben haben.
  4. Nutzen Sie für den E-Mail Verkehr niemals die Listen von den Industrie- und Handelskammern. Auch wenn diese gegen Geld angeboten werden, berechtigt Sie nicht die vorhandenen E-Mail Adressen für Werbung zu verwenden!
  5. Binden Sie immer Ihr Impressum und einen Link zum Abmelden mit ein.

Wenn Sie sich an diese Regeln halten, kann Ihnen eigentlich nichts passieren.

Die richtige Software oder der richtige Dienst für E-Mail Werbung ist wichtiger als die Nachricht selbst!

Jetzt sind wir uns sicher das die Abmahnung in weite Ferne gerückt ist und wollen mit viel Elan an die E-Mail ran. Doch welches Programm soll man nutzen?
Viele nutzen lokal auf dem Rechner installierte E-Mail Programme wie z.B. Microsoft Outlook oder Apple Mail. Gegen die Verwendung ist erst einmal nichts einzuwenden, jedoch ist es recht schwierig wichtige Dinge zu integrieren, die Ihre E-Mail erst erfolgreich machen.

Jeder Abonnent ist etwas besonderes, daher muss er auch so behandelt werden.

Jeder Interessent möchte etwas besonderes sein. Wenn man aber jetzt seine Abonnenten mit "Liebe Abonnenten" anspricht ist der Besonderheitsstatus direkt hinüber. Richtig ist es jeden Abonnenten mit seinem Namen anzusprechen. Das mag, mit etwas Geschick und "Kopieren+Einfügen", auch mit Outlook bei einer kleinen Anzahl an Abonnenten funktionieren, ist aber doch sehr zeitintensiv und unprofessionell. Ein weiterer Punkt den man beachten muss ist, dass die E-Mail Adressen aller Empfänger niemals zusammen im Empfänger-Feld stehen dürfen. Das ist erstens aus Gründen des Datenschutzes ein riesiges Problem, zum anderen hat jeder Empfänger quasi nun auch die Möglichkeit auf "Allen Antworten" zu klicken und eine Nachricht an ALLE Empfänger zurückzusenden.

Ob online oder offline, man muss die richtige Wahl treffen.

Hier kommt nun spezielle Software oder spezielle Online-Dienste oder Webseiten Plugins zum Einsatz. Was soll man aber nun verwenden?

 

Online-Dienste

Vorteile:

  • Vorgefertigte Templates für ein professionelles Aussehen.
  • Keine Software auf dem Rechner notwendig.
  • Von jedem Ort mit einem Browser abrufbar.
  • Tracking-Funktionen (wie oft geöffnet, wie oft Links angeklickt etc.

 

Nachteile:

  • Die Daten liegen meist auf einem Server außerhalb Deutschlands.
  • Tracking von Daten ist zwar nützlich, aus Datenschutzgründen aber eher bedenklich.
  • Einige bieten es nicht an Nachrichten über die eigene Adresse zu versenden

 

Plug-In auf der eigenen Webseite

Vorteile:

  • Die Daten liegen auf Ihrem Server, also auch nur für Sie sichtbar.
  • Direkte Einbindung von An- und Abmeldung, Archiv usw. auf der Webseite.
  • Verknüpft mit Ihren erstellten Beiträgen im Blog zum einfachen zusammenstellen des Newsletters.
  • Von jedem Ort mit einem Browser abrufbar.
  • Keine Software notwendig.

 

Nachteile:

  • Meist schwierig einzubinden (aber hier können wir helfen).
  • Muss immer aktualisiert werden, damit Sicherheitslücken keinen Zugriff auf die Adressen zulassen.
  • Templates für E-Mails müssen erst erstellt werden, bzw. die Auswahl ist nicht so groß (auch hier helfen wir gerne!).

 

Software auf dem PC

Vorteile:

  • Die Daten liegen nur lokal auf Ihrem Rechner und können nur von Ihnen eingesehen und bearbeitet werden.
  • Einfache Bedienung wie ein E-Mail Programm.
  • Fertige Templates für schnelles erstellen von Professionellen E-Mails.

 

Nachteile:

  • Wenn nicht auf einem Notebook installiert, können Sie die Software nicht von jedem Ort aus nutzen.
  • Einbindung auf der Webseite erfolgt mit einem Code, die Anmeldungen bekommt man jedoch per E-Mail zugesandt und muss sie von Hand eintragen, aber auch austragen wenn sie sich abmelden

 

Die Goldene Mitte

Wir empfehlen nicht immer die gleiche Methode, denn alle Vor- und Nachteile muss man gegeneinander aufwiegen.

Kunden die auf den Datenschutz achten, werden eher auf die Verwendung einer Software zurückgreifen die auf dem eigenen PC installiert ist, den man selbst kontrollieren kann.

Kunden die viel mit Content arbeiten lieben es wenn man nicht alles doppelt schreiben muss und bereits geschriebene Beiträge mit nur einem Klick in den Newsletter einfügen kann.

Einsteiger nutzen in den meisten Fällen aber die Online-Dienste, da sie die größere Anzahl an vorgefertigten Themes haben, die man nur noch mit Inhalt füllen muss.

 

Entscheiden Sie selbst welche Variante Sie favorisieren. Unser Favorit ist die Mittlere Lösung!

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